Inhalte / Beschreibung
Die Arbeitsprozesse oder auch Workflows genannt sollten an ein Büro angepasst und einheitlich sein. Ist dies nicht der Fall, werden die Anforderungen zum Stressfaktor. Sowohl Zeitverzögerungen in den Abläufen, aber auch unzufriedene Mitarbeiter sind die Folge. Neben gesetzlichen Neuerungen gilt es die verpflichtende Technik und auch Software zu beherrschen und somit EDV-Kenntnisse zu vertiefen oder auch zu erlernen. ABER nicht alles hat digital zu erfolgen, d.h. es ist nicht verpflichtend vollständig digital zu arbeiten. Dieser Punkt wird gerne vergessen, daher wird in dem Tagesseminar hierauf an den einzelnen Stellen auch eingegangen.
Ziel dieses Seminar ist es, sämtliche Arbeitsabläufe anhand der unterschiedlichen Urkunden und deren Abwicklungs-Bereichen (bestenfalls auch aufgrund spezieller Arbeitsbereiche) durchzunehmen und hierbei die Vor- und Nachteile von analogem und digitalem Arbeiten aufzuzeigen.
Es soll weiterhin erklärt werden, wie auch branchenfremde und/oder dem EDV-Bereich ängstlich gegenüber eingestellte Mitarbeiter im Team sinnvoll und effektiv mitarbeiten können, denn Neuerungen können und sollten auch als Chance genutzt werden. „Jede Hand“ wird im Notarbüro benötigt, daher darf es keinesfalls passieren, dass Personal auf dem Weg der Optimierung und Veränderung „verloren“ geht.
Die Haupt-Themen zusammengefasst dargestellt:
- Einheitliche Workflows in einem Notarbüro – Sinnvolle Lösung
- Was ist ein Workflow
- Warum werden einheitliche Prozesse benötigt?
- Unterschiedlich große Büros erfordern angepasste Prozesse
- Das Kanzleihandbuch – Sicherheit für das gesamte Team
- Arbeitsbereiche – Prozesse/Abläufe (sinnvolles Einsetzen der Mitarbeitenden)
- Beurkundungen – Prozesse/Abläufe
- Technik
- Voraussetzungen (Hardware/Software)
- Absicherung (2. System Internet/ eigene Energieversorgung)
- EDV-Admin oder Systemhaus – Unterstützung externer Dienstleister
- Notariatssoftware
- Gesetzliche Vorgaben
- Bereichs bezogene Abläufe
- Urkunden bezogene Abläufe
In der Praxis wurde die Erfahrung gemacht, dass viele Mitarbeiter, die zuvor meinten irgendetwas nicht zu können, die Erwartungen sehr wohl nach einer angepassten Art der Erklärung erfüllen konnten. Gerade im Rahmen von Optimierungen verschiedener Büros ist die Referentin begeistert, dass es bislang gelungen ist, sämtliche Mitarbeiter in den Büros bei der Veränderung mitzunehmen. Aufgrund der EDV-Kenntnisse von Frau Schimanski zu den möglichen Notariatssoftware-Programmen kann an dieser Stelle eine optimale Empfehlung in den Prozessen bei Rückfragen gegeben werden. Nicht abgedeckt werden in diesem Seminar spezielle Möglichkeiten zu den verschiedenen Notariatsprogrammen, da dies aufgrund zeitlicher Begrenzung nicht möglich ist.
