Inhalte / Beschreibung
Workflows, also unsere Arbeitsprozesse, sind verpflichtend für alle Büros, denn nur mit einem sinnvollen und vor allem einheitlichen Workflow ist die vom Gesetzgeber geforderte Sicherheit gegeben, z.B. für das zeitnahe und korrekte Archivieren der Urkunden in das elektronische Urkundenarchiv. Was für viele nicht umsetzbar klingt, ist in der Praxis jedoch simpel machbar mit einigen Grundregeln. Genau diese gilt es herauszufinden und zu erlernen. Die Workflows sind selbstverständlich individuell an ein Büro anzupassen. Immer höhere Anforderungen mit fortwährend scheinbar weniger Fachpersonal erfordert eine höhere und straffere Organisation, an deren Umsetzung viele Büros häufig vergeblich arbeiten, weil entweder letzte Informationen zur realen Umsetzung fehlen oder Arbeitsabläufe zu umständlich vorgenommen werden.
Workflows geben Sicherheit für alle, die im Notariat arbeiten und ermöglichen ein stressfreieres Arbeiten. Neben einer möglichen zügigeren Arbeitsweise ist Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit ein nicht messbarer Vorteil, der gleichermaßen zum Tragen kommt. Die ständig zu verarbeitenden Neuerungen gilt es umsetzen und die verpflichtende Technik nebst Software zu beherrschen. Wer keine einheitlichen Workflows aufgesetzt hat, wird bei der Verarbeitung dieser verschiedenen Punkte Probleme bekommen.
Ein großer Schwerpunkt bei den Workflows ist die Digitalisierung. Auch wenn nicht alles digital zu erfolgen hat: Die Digitalisierung kommt, und es ist sinnvoll sich frühzeitig von alten und eingefahrenen Abläufen zu lösen und Neues zu verinnerlichen. Dieser Schwerpunkt, der häufig Büros bei vielen Prozessen hemmt, wird besonders im Tagesseminar thematisiert. Ziel dieses Seminar ist es, weitestgehend sämtliche Arbeitsabläufe anhand der unterschiedlichen Urkunden und deren Abwicklungs-Bereiche (bestenfalls auch aufgrund spezieller Arbeitsbereiche) durchzunehmen und hierbei die Vor- und Nachteile von analogem und digitalem Arbeiten aufzuzeigen. Thematisiert werden hierbei auch die Folgen von Ablehnung der Digitalisierung und das Beibehalten vorhandener und bislang noch funktionierender Abläufe.
Es soll weiterhin erklärt werden, wie auch branchenfremde und/oder dem EDV-Bereich ängstlich gegenüber eingestellte Mitarbeiter im Team sinnvoll und effektiv mitarbeiten können, denn Neuerungen können und sollten auch als Chance genutzt werden. „Jede Hand“ wird im Notarbüro benötigt, daher darf es keinesfalls passieren, dass Personal auf dem Weg der Optimierung und Veränderung „verloren“ geht.
Die Haupt-Themen zusammengefasst dargestellt:
Einheitliche Workflows in einem Notarbüro – Sinnvolle Lösung
- Was ist ein Workflow
- Warum werden einheitliche Prozesse benötigt?
- Sicherheit für alle – rechtskonformes Arbeiten
- Unterschiedlich große Büros erfordern angepasste Prozesse
- Das Kanzleihandbuch – Sicherheit für das gesamte Team
- Arbeitsbereiche – Prozesse/Abläufe (sinnvolles Einsetzen der Mitarbeitenden)
- Beurkundungen – Prozesse/Abläufe
Die elektronische Nebenakte
- Klarer Sieger in der Umsetzung von jeglichen Prozessen
- Übersicht und Transparenz für alle
Technik
- Voraussetzungen (Hardware/Software)
- Software - DAS Arbeitsmittel im Notariat
- Notariatssoftware
- EDV-Admin oder Systemhaus – Unterstützung externer Dienstleister
Gesetzliche Vorgaben
Bereichs bezogene Abläufe
Urkunden bezogene Abläufe
In der Praxis wurde die Erfahrung gemacht, dass viele Mitarbeiter, die zuvor meinten irgendetwas nicht zu können, die Erwartungen sehr wohl nach einer angepassten Art der Erklärung erfüllen konnten. Gerade im Rahmen von Optimierungen verschiedener Büros ist die Referentin begeistert, dass es bislang gelungen ist, sämtliche Mitarbeiter in den Büros bei der Veränderung mitzunehmen. Aufgrund der EDV-Kenntnisse von Frau Schimanski zu den möglichen Notariatssoftware-Programmen kann an dieser Stelle eine optimale Empfehlung in den Prozessen bei Rückfragen gegeben werden. Nicht abgedeckt werden in diesem Seminar spezielle Möglichkeiten zu den verschiedenen Notariatsprogrammen, da dies aufgrund zeitlicher Begrenzung nicht möglich ist.
