Inhalte / Beschreibung
Die Digitalisierung in der Notarstelle, bisher elektronischer Registerverkehr bzw. elektronischer Grundbuchverkehr in einzelnen Bundesländern via XNP, ab 01. Januar 2022 das elektronische zentrale Urkundenarchiv, die Möglichkeiten der elektronischen Nebenakten- und Generalaktenführung sowie ab dem 01. August 2022 der Online-Gründung GmbH erfordern eine Anpassung der Abläufe in der Notarstelle, die bisher im Wesentlichen entsprechend den Vorschriften des BeurkG und der DONot praktiziert wurden. Neu hinzu kommt nun die NotAktVV und im Verlaufe des Kalenderjahres 2021 auch die Neufassung der DONot. War es bisher schon in den Notarstellen zum Teil das Motto „Das haben wir immer schon so gemacht" sollte spätestens jetzt jeder Arbeitsprozess daraufhin geprüft werden, ob er nicht einen „Mehraufwand" darstellt, weil er konsequenterweise nach den aktuellen Vorschriften des Dienstrechtes der Notare nicht mehr nötig ist bzw. dieser Arbeitsprozess zur Folge hat, dass weitere unnötige Prozesse sich anschließen. Hier sei beispielhaft auf eine Unterschriftsbeglaubigung ohne Entwurfstätigkeit hingewiesen. Stand 2021 war es erforderlich entweder eine Ablichtung des Dokuments zur Urkundensammlung zu nehmen oder ein von dem Notar zu unterzeichnendes und mit dem Dienstsiegel zu versehendes Vermerkblatt. Zum 01.01.2022 muss der Notar durch den Eintrag in das Urkundenarchiv weder eine Ablichtung noch ein Vermerkblatt zur Urkundensammlung nehmen. Es genügt der Eintragung im Urkundenverzeichnis. Wird nun aber gleichwohl in die bei dem Notar geführte Papierurkundensammlung eine Ablichtung des Dokuments unverändert hinterlegt, bedeutet dies zugleich eine Übermittlungspflicht in das elektronische Urkundenarchiv dieser Abschrift. Eine nicht notwendige Arbeitsbelastung der Notarstelle.
Ziel der Veranstaltung ist es, die Ablaufprozesse in der Notarstelle Stand 2020 mit denen Stand 2022 anhand der Dienstvorschriften gegenüberzustellen, Löschungsvorschläge zu unterbreiten und somit die Notarstelle von den Abläufen auf die Digitalisierung vorzubereiten und zu unterstützen. Die Digitalisierung der Notarstelle ist eine Chance zur Optimierung und zu effektivem Arbeiten, so dass auch der Arbeitsanfall
Onlinebeurkundungen und Beglaubigungen im Bereich des Gesellschaftsrechts, Nutzung und Verwendung der seitens der Bundesnotarkammer zur Verfügung zu stellenden Onlineplattform im Hinblick auf die Vorbereitung und Durchführung einer Online-Beurkundung bzw. Beglaubigung. Die Plattform dient auch dem Informationsaustausch der Notare/Auftraggeber sowie der Entwurfsüberlassung.
